BE SMART: LO SMART WORKING IN REALE MUTUA

Nello scorso mese di ottobre Reale Mutua è stata premiata nell’ambito del contest Smart Working Award, iniziativa dell’Osservatorio del Politecnico di Milano che ha lo scopo di sostenere la cultura dell’innovazione in ambito smart working e di condividere le esperienze di successo. 

La nostra compagnia è stata premiata per il progetto Be Smart, che prevede la riprogettazione delle modalità di lavoro di Reale Group in ottica di lavoro agile. 

Il progetto nasce dalla volontà da parte di Reale Group di raggiungere obiettivi strategici per l’azienda, consapevole che il mondo del lavoro attuale è caratterizzato da grandi cambiamenti sociali e di mercato. Il progetto nasce quindi non solo ai fini di una miglior conciliazione tra vita privata e lavorativa – utile anche come leva di engagement per i dipendenti – ma viene concepito come opportunità di sviluppo di una nuova cultura aziendale, fondata su una maggiore responsabilizzazione delle persone, sull’utilizzo di strumenti digitali e su un’ottica di lavoro per obiettivi, orientata al raggiungimento dei risultati.

L’iniziativa di smart working è stata progettata e implementata con la sponsorship del Comitato di direzione attraverso la collaborazione di diverse funzioni organizzative: Relazioni sindacali, Direzione risorse, Academy e Comunicazione interna, che hanno costituito un team di progetto in collaborazione con società di consulenza esterne e con il coinvolgimento delle rappresentanze sindacali aziendali (Rsa).

Il progetto Be Smart ha preso avvio a luglio 2017, con un accordo tra le parti sociali che ha fissato il perimetro di sperimentazione del lavoro agile. Il progetto pilota ha coinvolto alcune società del gruppo a partire da gennaio 2018 (Reale Mutua, Italiana Assicurazioni, Reale Ites, Reale Immobili) a cui si sono aggiunte ad aprile 2018 due altre società del gruppo (Banca Reale e Blue Assistance). Nella fase sperimentale, terminata a dicembre 2018, i lavoratori potevano richiedere di aderire al progetto candidandosi in una delle tre graduatorie (conciliazione figli-familiari a carico, motivi aziendali, sperimentazione pura) fino a esaurimento posti disponibili (12% della popolazione aziendale). 

Al termine del periodo di osservazione, nelle società che hanno concluso il progetto pilota sono stati rinnovati gli accordi sindacali per le fasi di estensione del progetto a decorrere dal 2019. Attualmente il progetto coinvolge il 50% della popolazione aziendale e la richiesta di adesione è libera e volontaria, senza la presenza di graduatorie. Nel caso in cui le richieste superino il limite percentuale stabilito, la società determina i criteri di selezione. 

L’accordo prevede, nella fase attuale, fino a sei giorni al mese effettuabili in remoto, gestibili in modo flessibile dai dipendenti in accordo con il proprio responsabile, cercando di garantire il 50% delle persone in presenza all’interno delle diverse funzioni. Le giornate di lavoro in modalità smart working saliranno a sette al mese nel 2020 e otto nel 2021. L’orario di lavoro da remoto è flessibile, nel rispetto di alcune fasce orarie; l’attività può essere svolta in qualsiasi luogo purché siano rispettate le norme di sicurezza per il lavoratore e per i dati sensibili. 

Per quanto riguarda la dotazione tecnologica, i device tecnologici forniti sono: pc portatile, softphone, router wifi, Vpn e in certi casi il telefono aziendale. Sono inoltre state adottate piattaforme di file sharing e di comunicazione per la collaborazione a distanza. Entro il 2019 Reale Mutua ha l’obiettivo di estendere la dotazione dei pc portatili a tutti i dipendenti, a prescindere dall’adesione al lavoro agile, in un’ottica di digitalizzazione dei processi. 

Il rinnovamento degli spazi è avvenuto precedentemente all’introduzione dello smart working, con la realizzazione della nuova sede della compagnia, inaugurata nel 2016, che rispecchia i più alti standard tecnologici e ambientali. Sono presenti numerose aree per informal meeting, aree break, cucina, palestra, parcheggio per le bici e auditorium. Il layout si basa su ambienti aperti accessibili a tutti i dipendenti, ma non si adotta il desk sharing. I posti, per il momento, restano assegnati, anche se c’è l’obiettivo di creare spazi adatti alle nuove modalità di lavoro nella sede storica di Torino e avviare nel 2020 una sperimentazione nella direzione Risorse per il desk sharing. 

Reale Group ha accompagnato il progetto di smart working con diverse iniziative di formazione, a partire da un kick off di presentazione rivolto agli smart worker e ai relativi manager, a cui sono seguiti tre momenti di aula a inizio, metà e fine sperimentazione, e dei webinar di approfondimento. Parallelamente, tutto il management è stato coinvolto in un percorso formativo in merito alla smart leadership. 

Il progetto è in fase di estensione e coinvolge attualmente 1.002 smart worker di tutto il gruppo, che corrispondono circa al 50% della popolazione aziendale delle diverse società coinvolte, comprendendo tutti i profili professionali. Il nuovo accordo sindacale porterà Reale Group gradualmente al coinvolgimento del 75% della popolazione nel 2020 e senza limiti dal 2021. Reale Mutua ha investito circa 300mila euro per la progettualità, il percorso di accompagnamento e il change management. 

La società ha monitorato l’andamento del progetto con una serie di survey. All’inizio della sperimentazione è stata somministrata una survey di readiness, seguita da due survey di impact, somministrate anche ai peer, cioè i collaboratori coinvolti indirettamente nella sperimentazione perché colleghi di smart worker. Dalle survey è emersa molta soddisfazione sia da parte dei manager, sia degli smart worker. I manager dichiarano un aumento della produttività, gli smart worker una migliore concentrazione nel lavoro e maggiore benessere personale, mentre nei peer si rileva un maggiore utilizzo della tecnologia per collaborare a distanza. 

Gli smart worker hanno lavorato da remoto in media 4,5 giorni al mese, risparmiando in media 25 euro e 64 km per il tragitto casa-lavoro per ogni giornata lavorativa da remoto, con una riduzione di 86 tonnellate di CO2 dall’inizio della sperimentazione a oggi.